November 20, 2024

Provocările Managerilor HR | Cu ce argumente poți obține aprobarea proiectelor HR la C-level?

Vorbim din ce în ce mai mult, în industria HR, despre digitalizarea prin software-uri inovatoare care face diferența și ajută echipele și businessurile să crescă accelerat. 

Dar, până să ajungem să implementăm astfel de soluții, trecem prin procesul de achiziție care vine cu multe provocări cel puțin în două dintre etape: 

  • alegerea software-ului potrivit;
  • obținerea aprobării investiției la C-level. 

Iar aceste provocări pot fi traduse prin următoarele 5 întrebări:

  1. Cum alegi corect soluția software care poate să răspundă nevoilor specifice din compania ta?
  2. Cum calculezi punctual beneficiile pe care le va aduce soluția în companie?
  3. Cu ce alte proiecte interne de investiție (de la alte departamente) va concura nevoia ta?
  4. Ce argumente îl pot convinge pe CEO să investească în soluția software aleasă de tine?
  5. Cum prezinți proiectul la C-level astfel încât să primească aprobare?  

Pornind de la aceste provocări, am construit o serie de resurse care să vină în ajutorul tău (la care ai acces atât în acest material cât și pe blogul nostru, și despre care îți vom povesti mai extins și specific pe scena de la HR Summit din 22 noiembrie 2024).

Ce tipuri de argumente NU au impact la C-level (CEO)?

Răspunsul poate fi sintetizat simplu: argumentele emoționale. 

“Avem tendința, când vorbim de proiecte de HR, să mizăm pe argumentele emoționale care, deși pot fi captivante, nu sunt suficiente pentru a convinge un CEO să aprobe un buget în zona de HR din mai multe motive: 

1. CEO-ul prioritizează, de obicei, cifrele, impactul financiar și contribuția directă a investițiilor asupra obiectivelor generale ale companiei.

2. Deciziile strategice, inclusiv aprobarea bugetului, necesită argumente clare, ca inițiativă va genera un ROI pozitiv, ceea ce depășește nivelul emoțional. 

Regula de aur:  Nivelul C gandește în bani și, în special, în bani caștigati, nu în bani consumați. El trebuie să poată compara proiectele – emoțiile nu pot fi comparate, dar banii da.” 

Anca Bosinceanu | HR Manager UCMS by AROBS

Venim și cu câteva exemple de argumente emoționale cu care ai putea fi tentat să prezinți proiectul la C-level:

  • Siguranța și încrederea angajaților: “Un software modern de administrare de personal și salarizare elimină erorile și îi face să simtă că munca lor este corect răsplatită.”
  • Timpul echipei de HR eliberat pentru proiecte strategice: “Cu un astfel de software, ne putem concentra mai mult pe ceea ce contează cu adevărat: dezvoltarea oamenilor, crearea unei culturi organizaționale solide și sprijinirea creșterii companiei.”
  • Imaginea companiei și competitivitatea în piață: “Un sistem modern de salarizare demonstrează că suntem o companie inovatoare care investește în tehnologie și își respectă angajații.”
  • Reducerea stresului și a frustrărilor angajaților: “Stresul cauzat de erori în salarizare sau întârzieri poate avea un impact negativ asupra productivității și stării de bine a angajaților. Un software care funcționează eficient le oferă liniște și sentimentul că sunt apreciați și protejați.”
  • Investiție în bunăstarea organizațională pe termen lung: “Cu această soluție, suntem mai bine pregătiți pentru viitor și pentru a face față oricăror provocări.”
  • Stabilirea unui exemplu de leadership: “Investiția într-un software performant transmite un mesaj clar: ne pasă de voi, de timpul vostru și de experiența voastră la locul de muncă. “

Deși cu valoare mare din perspectiva managerului de resurse umane, la C-level aceste tipuri de argumente pur și simplu… „nu trec”. 

Pentru un CEO argumentele emoționale nu pot fi măsurate, comparate și traduse în beneficii cuantificabile. În plus, trebuie luat în considerare faptul că, pe masa CEO-ului ajung, de obicei simultan, mai multe proiecte de la departamente diferite care concurează pe același buget de investiție. 

Cu ce proiecte concurează inițiativele HR?

“Din experiența mea (ca manager de sales) și a colegilor mei, ca persoane care interacțonăm constant cu prospecții și îi ajutăm să-și definească nevoile într-o formă cât mai rațională și cuantificabilă, am remarcat că, de foarte multe ori, proiectele de HR concurează cu proiecte ale departamentului Financiar. De exemplu, doresc implementarea unui ERP, chiar dacă acel sistem nu are toate functionalitățle dorite pentru partea de HR și salarizare.” 

Anca Puca | Sales Manager UCMS by AROBS

Primele proiecte la care ne-am gândit ca fiind în competiție directă atunci când vorbim despre investiții au fost cele susținute de echipele de vânzări & marketing, și proiectele cu care vin managerii din producție. 

(Într-o prezentare de tip dezbatere pe acest subiect, am primit de la audiență o serie de alte referințe pentru proiecte cu care HR managerii intră în competiție. Iată câteva exemple din răspunsurile primite: implementări de sisteme financiare, dezvoltare platformă AI pentru suport operațional, creșteri salariale. Aceste răspunsuri reprezintă un argument în plus pentru cât de variate și specifice sunt contextele de la o companie la alta.)

Revenind la proiectele prezentate inițial, ambele zone vin cu argumente greu de concurat și cu rezultate estimate care mută rapid atenția CEO-ului din zona de cheltuială, în zona de investiție și beneficii cuantificabile pe termen mediu/lung. (De exemplu: creșterea vânzărilor cu XX% în următoarele 6 luni sau reducerea costurilor de producție cu YZ% în maximum 3 luni.)

Astfel, argumentele emoționale prezentate de HR nu vor face altceva decât să descalifice, din start, proiectul. Principalul motiv: nu sunt adaptate așteptărilor punctuale și specifice de la C-level.

Ce așteaptă un CEO de la argumentarea unui proiect?

La C-level vor avea întotdeauna trecere argumentele raționale, bine documentate, însoțite de cifre și rezultate financiare clare. Practic, păstrarea unui focus punctual pe beneficii măsurabile și un calcul transparent pentru ROI.  

“Nu uita că, la C-level, se gândește în bani. În special în bani câștigați, nu cheltuiți. Analizează proiectul, încă de la început, în mod corect și rațional. Gândește-l ca un CEO și așa vei reuși să câștigi nu doar validarea proiectului, ci și respect! Nu uita să te bazezi pe argumente raționale când îl prezinți (nu emoționale). CEO-ul trebuie să poată compara proiectele care ajung pe biroul său pentru aprobare. Iar emoțiile nu pot fi comparate, în schimb banii da. Și, mai ales, nu uita să măsori beneficiile, nu doar cheltuielile.”  

Ovidiu Teodorescu | CEO UCMS by AROBS

Cum prezinți un proiect la C-level astfel încât să primească aprobare?

Pentru a te asigura că proiectul tău are șanse reale de a primi validare la C-level, este esențial să construiești un discurs care să se bazeze exclusiv pe argumente raționale din care nu trebuie să lipsească:

  • Măsurarea costurilor reale și amortizarea: Costurile investiției, costurile perpetue, costuri indirecte cu personalul propriu implicat în implementare (dar și cum se amortizează în timp).
  • Măsurarea beneficiilor la nivelul organizației: Menționarea tuturor părților care vor beneficia de pe urma implementării unei soluții software performante, care automatizează numeroase procese de administrare de personal și salarizare: angajații din departamentul de HR și payroll, echipa de management, dar și angajații companiei, care își optimizează timpul petrecut pe diverse activități administrative.
  • ROI-ul: Prezentarea concretă a modului prin care se poate face recuperarea investiției în mai puțin de doi ani (cu cifre exacte).
  • Impactul asupra mediului: ESG a devenit parte implicită din politica de funcționare a unei companii. Poți veni cu o serie de calcule concrete cu privire la reducerea consumului de hârtie prin digitalizarea documentelor (fluturași de salariu, acte adiționale, cereri de concediu, alte documente). Un exemplu de concluzie pentru impactul pe care un proiect îl poate avea asupra mediului: dintr-un pin adult cu o lungime de 15m (utilizabil) și un diametru de 20cm (tot utilizabil) putem obține 10.000 coli hârtie. Rezultă că, în fiecare an, salvăm un pin adult!
  • Alinierea cu obiectivele de business: Integrează proiectul tău într-un context mai amplu și relevant pentru business. Arată cum poate contribui la îndeplinirea mai rapidă a obiectivelor strategice ale companiei.

7 lucruri pe care să le pui în aplicare la următorul proiect HR pe care îl vei prezenta la C-level

La final de articol, în loc de concluzie, îți propunem un checklist pe care îl poți ține la îndemână pentru următorul tău proiect:

  1. Odată ce ai stabilit că proiectul pe care vrei să îl implementezi va aduce o serie de beneficii (emoționale) valoroase pentru echipa ta, analizează-l și din perspectivă rațională. Creează o listă cu beneficiile directe măsurabile pe care le va aduce proiectul.
  2. Pune pe listă și beneficiile indirecte măsurabile cu care vine inițiativa ta. (Adesea acestea sunt trecute cu vederea, în ciuda faptului că valoarea lor reală nu este deloc neglijabilă.)
  3. Realizează un calcul pentru costurile investiției.
  4. Calculează ce costuri perpetue vei avea pe acest proiect (mentenanță, instruire personal etc).
  5. Verifică dacă vor fi și costuri indirecte implicate (de exemplu, costuri indirecte cu personalul propriu implicat in implementare).
  6. Odată ce ai toate lucrurile de mai sus clare, este timpul să te concentrezi pe estimarea ROI-ului: ce timp de recuperare a investiției (în ani) vei avea pentru proiectul tău?
  7. Gata! Ai toate argumentele raționale stabilite pentru proiectul tău. Prezintă-le CEO-ului împreună cu oferta de achiziție pentru a-l ajuta să înțeleagă ce impact real va avea inițiativa ta, nu doar la nivel de departament, ci, inclusiv, la nivel de companie.

(Pentru ca toți pașii de mai sus să meargă mai ușor și fără erori, poți folosi instrumentele de calcul ROI + beneficii și costuri din ghidul de aici.)